Normalmente a nadie le gusta pasar mucho tiempo en una sala de espera, pero es algo que en algún punto todos tenemos que hacer. Por eso la importancia de crear lugares confortables, llenos de encanto, en los que las personas puedan sentir cómodas mientras están ahí. ¡La primera impresión lo es todo!
Por ello queremos recomendarte puntos importantes para tener una sala de espera óptima y espectacular.
Muebles
Los muebles son de lo más importante en una sala de espera, es lo primero que verán los visitantes, la primera impresión sobre tu consultorio o negocio se la llevarán ahí. El mostrador de recepción debe ser el punto central y fácilmente visible y accesible desde la entrada. Debe ser acogedor y limpio; lo último que quieren ver tus visitas son papeles, cajas y paquetes esparcidos por el mostrador de recepción. Debes elegir un mostrador con un espacio adecuado para almacenar los paquetes y otros artículos que se reciben, así como el espacio suficiente para teléfonos, computadoras, impresoras y otros objetos según las necesidades de la o las personas encargadas de la recepción.
Asientos en la sala de espera
Esta área debe verse profesional y atractiva, a la vez lograr que los visitantes se sientan cómodos. Es por eso que las medidas son muy importantes en el área de asientos de tu sala de espera; considera cuántas sillas de la sala de espera utilizarán los visitantes en el día más concurrido, y añade también algunas mesas al espacio. No olvides que, a la hora de medir, debes dejar espacio para poder moverse libremente y que haya un espacio cómodo entre los asientos.
Hay algunas cosas a considerar a la hora de seleccionar las sillas de la sala de espera:
- Las sillas de tu sala de espera deben hacer gala de dos factores principales: un aspecto elegante y comodidad. Ambas cosas son igual de importantes, y hay muchas opciones rentables entre las que elegir.
- Ten en cuenta a todos tus visitantes, sus tamaños, edades y movilidad. Ofrece algunas sillas con brazos, otras sin brazos. Si tienes regularmente visitas con niños, querrás añadir sofás al espacio para que los niños puedan sentarse con sus padres.
Colores
Los colores de los muebles, paredes y accesorios, pueden tener un efecto directo en la forma en que se sienten tus visitantes. Si estás diseñando la sala de espera de un consultorio médico, lo mejor es elegir colores tranquilizadores o reconfortantes, como el verde o el azul, con un toque de rosa. El azul denota honestidad, lealtad y seguridad, mientras que el verde es tranquilizador. Por eso, si hay que tomar decisiones en la zona de recepción, elegir un verde azulado suave puede ayudar a tomar decisiones. En otras salas de recepción, como en un salón de belleza, un tono rosa puede hacer saber a sus clientes que van a ser consentidos. Cuando elijas los colores, no olvides que puedes reflejar también los colores de tu empresa. Si no estás seguro de qué colores funcionarán mejor, asegúrate de pedir muestras de tela para ver cómo quedarán en el espacio y con la iluminación.
Decoración
Una vez que hayas decidido el mobiliario y los colores, debes elegir algunos elementos de decoración que también puedan crear el ambiente en tu sala de espera. Escoge cosas que la gente recuerde y asegúrate de que se adaptan a tu público. Por ejemplo, añadiendo piezas de arte de buen gusto, ya que el arte calma y tranquiliza, un acuario lleno de peces exóticos o una fuente de agua relajante; darles algo interesante para ver no sólo hará que tu oficina sea única, sino que puede ayudar a relajar a tus visitantes antes de sus citas. La sala de espera es también el lugar perfecto para exponer información sobre el negocio, no olvides tener material de lectura bien ordenado para ayudar a pasar el tiempo. La naturaleza es un estimulante natural del estado de ánimo, por lo que añadir plantas a la sala de espera probablemente hará que las visitas se sientan más tranquilas. Lo mejor de este complemento para la oficina es que no sólo las flores y plantas naturales tienen este efecto positivo. Si no quieres dedicar el tiempo o el dinero que supone el cuidado de plantas reales, las artificiales e incluso las obras de arte con vida vegetal tendrán el mismo efecto positivo en los visitantes.
Iluminación
Ajustar la iluminación de la sala de espera puede mejorar el confort de los visitantes y crear un determinado ambiente. Una luz suave y brillante crea una sensación de calma y aumenta el atractivo de la decoración, lo que sería bueno en un entorno de oficina comercial. La luz baja y cálida, por su parte, emite una cualidad “hogareña” y puede contribuir al encanto si se busca un ambiente familiar. La luz de aspecto artificial puede resultar dura, por lo que es aconsejable evitar los focos fluorescentes en la zona de recepción, y la luz natural puede hacer que el espacio parezca más grande porque las ventanas pueden conectar la sala con el exterior.
Tecnología
El hecho de que tus clientes estén en su sala de espera no significa que su trabajo se detenga. Por eso puedes considerar la posibilidad de poner enchufes fácilmente accesibles para que puedan cargar y utilizar teléfonos móviles, iPads y laptops mientras esperan. El Wi-Fi gratuito también es una buena opción, no olvides tener a la vista algo que les indique a los visitantes que cuentas con ese servicio y también puedes tener la contraseña a la vista para que no la tengan que estar pidiendo. Mientras están trabajando y esperando es el momento perfecto para promocionar tu empresa también con el uso de la tecnología: utiliza televisores de pantalla plana para mostrar información sobre quién eres o incluso dales una visita virtual.
Atención
El hecho de que hayas diseñado la sala de espera perfecta no significa que eso sea todo lo que tienes que hacer para mantener a tus visitantes contentos:
Asegúrate de que tu recepcionista sonría y sea agradable con las visitas. Ella o Él es el primer punto de contacto de tu empresa y puede marcar el tono de toda la visita.
Mantén limpia la sala de espera, incluido el mostrador de recepción. Una sala de espera desordenada podría dar a las visitas una impresión negativa.
Haz que los visitantes se sientan bienvenidos proporcionándoles un lugar para colgar sus abrigos, refrescarse o incluso un lugar para tomar agua o café.
Intenta no hacer esperar mucho a tus visitantes. Habrá ocasiones en las que esto no sea posible, pero no lo conviertas en un hábito; tus visitas tienen días muy ocupados, igual que tú.
Conclusión
Es fácil crear una sala de espera que cautive a las visitas y a los clientes sin salirse del presupuesto. Consigue una excelente primera impresión con estas sencillas mejoras.
La mejor manera de saber si tu sala de espera es un buen lugar para tus clientes y visitas es simplemente ponerse en su lugar: Siéntate, registra tu experiencia con regularidad y pida a otros empleados, familiares o amigos que hagan lo mismo para ver si hay que hacer algún cambio. Incluso puedes considerar enviar una encuesta a tus clientes habituales para ver si tienen sugerencias.
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